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院屬各單位、院機關各部門：

現(xiàn)將《中國科學院電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（試行）》印發(fā)你們，請認真貫徹執(zhí)行。

中國科學院

2021年6月1日

（此件主動公開）

中國科學院電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（試行）

第一章?總?則

第一條?為規(guī)范中國科學院（以下簡稱“中科院”）電子文件歸檔與電子檔案管理工作，逐步推進電子檔案單套制管理，確保電子檔案真實、完整、可用和安全，發(fā)揮其在科技創(chuàng)新活動中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）、《科學技術研究檔案管理規(guī)定》（國家檔案局 科技部令第15號）及有關制度規(guī)范，結合中科院實際，制定本辦法。

第二條?本辦法適用于中科院電子文件歸檔與電子檔案管理工作，涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應符合國家保密管理要求。

第三條?本辦法所稱電子文件，是指通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻和視頻等各種信息記錄。

第四條?本辦法所稱電子檔案，是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

第五條?中科院電子文件歸檔與電子檔案管理實行統(tǒng)一領導、分級管理，遵循電子文件形成和電子檔案利用規(guī)律，堅持“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密”的基本原則。

第二章?管理職責

第六條?中科院辦公廳是全院檔案工作主管部門，負責電子文件歸檔與電子檔案管理工作的宏觀管理、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。中國科學院檔案館（以下簡稱“院檔案館”）負責組織實施，包括：

（一）負責制定中科院電子文件歸檔與電子檔案管理制度規(guī)范；

（二）負責中科院電子文件歸檔與電子檔案管理工作業(yè)務指導、檢查與評價；

（三）負責建設中科院數(shù)字檔案館；

（四）負責院機關電子文件歸檔與電子檔案管理工作，建設機關數(shù)字檔案室；

（五）負責進館電子檔案接收、管理、長期保存和知識服務。

第七條?院機關各部門負責將電子文件歸檔與電子檔案管理工作納入本部門相關制度規(guī)范和工作流程；負責本部門電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集、整理和歸檔工作；負責協(xié)助落實本部門建設的業(yè)務系統(tǒng)與機關電子檔案管理系統(tǒng)的相互銜接。

第八條?院屬單位負責本單位電子文件歸檔與電子檔案管理工作具體實施，包括：

（一）將電子文件歸檔與電子檔案管理納入本單位信息化建設規(guī)劃，配套制定相關制度規(guī)范；

（二）統(tǒng)籌推進本單位業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能建設、電子檔案管理系統(tǒng)建設，確保業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)相互銜接；

（三）將電子文件歸檔納入本單位相關制度規(guī)范和工作流程，推動本單位電子文件歸檔與科研、管理工作同步開展；

（四）配好配齊綜合檔案室檔案工作人員，并為電子文件歸檔與電子檔案管理工作提供充分的條件保障；

（五）明確本單位相關部門電子文件歸檔與電子檔案管理工作職責：

1. 電子文件形成或辦理部門：負責電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集、整理和歸檔工作。

2. 綜合檔案室：負責建設電子檔案管理系統(tǒng)；提出業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求；開展電子文件歸檔工作業(yè)務培訓、指導和檢查；承擔電子文件歸檔接收和電子檔案管理、利用、統(tǒng)計、鑒定、處置以及向院檔案館移交等工作。

3. 信息化部門：協(xié)助建設業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能和電子檔案管理系統(tǒng)；為電子文件歸檔與電子檔案管理工作提供技術支持；負責電子檔案管理系統(tǒng)基礎設施運維工作。

4. 保密部門：會同綜合檔案室加強涉密電子文件歸檔與電子檔案保密管理。

第三章?系統(tǒng)建設與運維

第九條?各單位業(yè)務系統(tǒng)應具備歸檔功能，能夠完整收集歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)；應與電子檔案管理系統(tǒng)相互銜接，能夠按標準生成歸檔數(shù)據(jù)包，或直接向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。

第十條?各單位電子檔案管理系統(tǒng)應具備電子檔案管理配置、歸檔電子文件收集、電子檔案管理、電子檔案安全管理和系統(tǒng)管理等功能。系統(tǒng)基本功能和可選功能參照《數(shù)字檔案室建設指南》（檔辦發(fā)〔2014〕4號）、《數(shù)字檔案室建設評價辦法》（檔辦發(fā)〔2016〕3號）、《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》（檔辦發(fā)〔2017〕2號）、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（檔辦發(fā)〔2017〕3號）、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）等規(guī)定執(zhí)行。

第十一條?各單位電子檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡基礎設施、系統(tǒng)硬件、基礎軟件、存儲和備份等設備應滿足電子文件歸檔與電子檔案管理工作需求，符合國家網(wǎng)絡與信息安全相關要求。

第十二條?各單位電子檔案管理系統(tǒng)的運行維護應參照《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》（DA/T 56-2014）的要求執(zhí)行，并納入本單位信息系統(tǒng)運行維護體系。

第十三條?各單位電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》（檔辦發(fā)〔2013〕5號）、《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》（檔辦發(fā)〔2016〕1號）等相關規(guī)定執(zhí)行，至少通過信息系統(tǒng)安全等級保護二級測評，并納入本單位安全管理體系。涉密電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應按照涉密計算機信息系統(tǒng)分級保護等相關規(guī)定執(zhí)行。

第四章?電子文件歸檔

第十四條?各單位應根據(jù)國家和院有關規(guī)定，結合實際明確本單位各類電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍和保管期限。

第十五條?各單位應以在線或離線方式，按要求同步收集電子文件及其元數(shù)據(jù)，并確保其齊全完整、來源可靠、未被非法篡改且關聯(lián)關系持久有效。

第十六條?電子文件及其元數(shù)據(jù)應按通用格式歸檔，具體包括：

版式文件：OFD、PDF/A

位圖/照片文件：JPG、TIF

二維矢量文件：SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF

三維矢量文件：STEP

數(shù)據(jù)庫：ET、XLS、DBF、XML

音頻文件：WAV、MP3

視頻文件：MP4、AVI、MXF

電子郵件：EML

網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件：HTML

電子文件元數(shù)據(jù)及紙質檔案目錄數(shù)據(jù)：XLS、XML

第十七條?各單位應在電子文件形成、辦理或收集等過程中，完成電子文件保管期限鑒定、分類、排序、命名和格式轉換等整理活動。非通用格式的電子文件應轉換為通用格式，并連同原格式文件一并歸檔。經(jīng)信息技術手段加密的電子文件應在解密后歸檔。

第十八條?各單位應按要求及時歸檔經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)。已經(jīng)實現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理的，電子文件應在辦理完畢后實時歸檔；科研電子文件歸檔時間最遲不能超過結題驗收后3個月；其他電子文件歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的次年6月。

第十九條?各單位業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)原則上應在線歸檔，科學數(shù)據(jù)等特殊類型的電子文件可邏輯歸檔。因網(wǎng)絡類型不同無法在線歸檔或不經(jīng)業(yè)務系統(tǒng)形成的歸檔電子文件可離線歸檔。

第二十條?各單位應對歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)進行審核，并對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，檢測合格率應達到100%。

第二十一條?各單位應履行歸檔交接手續(xù)，并形成《電子文件歸檔登記表》（附件1）。

第二十二條?同時滿足下列條件的，電子文件可僅以電子形式歸檔保存：

（一）形成的電子文件來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；

（二）形成電子文件的系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合標準歸檔格式要求的電子文件，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子文件，功能符合電子檔案的長期保管要求；

（四）采取有效措施，防止電子檔案被篡改；

（五）建立電子檔案備份機制，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）從外部接收的電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

第五章?電子檔案管理

第二十三條?各單位應依據(jù)檔號等標識符構成要素在存儲設備中建立文件夾，分類、有序地存儲電子檔案及其組件，在元數(shù)據(jù)中記錄電子檔案存儲路徑。

第二十四條?各單位應根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）的要求，制定電子檔案備份方案和策略，對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等實施在線和離線備份，并定期進行存儲介質檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時處置。按要求形成《電子檔案備份、遷移申請表》（附件2），執(zhí)行相關操作并形成《電子檔案備份、遷移操作登記表》（附件3）。

第二十五條?各單位應根據(jù)工作崗位、職責等要求，設置電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)的利用權限，鼓勵擴大歸檔科學數(shù)據(jù)等電子檔案的共享利用范圍。

第二十六條?各單位應對本單位各門類電子檔案數(shù)量和利用情況進行統(tǒng)計，并按要求向國家和中科院報送統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

第二十七條?各單位應定期組織對已達到保管期限的電子檔案進行鑒定，提出處置意見，并嚴格按要求履行相關審批手續(xù)。

經(jīng)鑒定銷毀的電子檔案，各單位應嚴格按照國家相關規(guī)定與程序執(zhí)行，形成《電子檔案銷毀登記表》（附件4）并歸檔永久保存。屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應按國家保密法律法規(guī)的規(guī)定處理。

經(jīng)鑒定需要續(xù)存的電子檔案，應及時修改相應電子檔案的保管期限及相關元數(shù)據(jù)。

第二十八條?各單位應定期組織對涉密電子檔案進行解密審查，提出降密、解密、延長保密期限或提升密級等處置意見，并按要求嚴格履行相關審批手續(xù)，經(jīng)審核批準后方可實施。

第二十九條?各單位應按照中科院檔案移交進館工作整體部署，開展電子檔案移交進館工作。具備條件的單位，可在電子文件歸檔后實時向院檔案館移交。有特殊要求的進館電子檔案，經(jīng)院檔案館同意，可適當延長移交時限。

第六章?附?則

第三十條?本辦法未盡事宜，參照國家和中科院相關規(guī)定執(zhí)行。

第三十一條?本辦法由中國科學院辦公廳負責解釋。

第三十二條?本辦法自發(fā)布之日起實施。